Sin duda, una de las inquietudes que más preocupan tanto a los colaboradores que cumplen trabajos a distancia como a sus supervisores, es todo aquel que va relacionado con la gestión efectiva del tiempo de trabajo en entornos virtuales.
¿Cómo se debe organizar el tiempo en el trabajo a distancia? ¿A qué se le debe dedicar más tiempo? ¿Cómo diferenciar entre prioritario y/o urgente y qué no lo es? ¿Cómo puede valorarse la productividad de la gestión en el trabajo remoto? Son algunas de las cuestiones que están a la orden del día y a las que trataremos de dar respuesta.
Vamos a empezar diciendo que la gestión del tiempo es el proceso a través del cual una persona divide su jornada de trabajo, sea este diario, semanal o mensual, entre el total de tareas que le son asignadas. La productividad resultante será fruto de la eficiencia con la que esta gestión se realice.
Una primera estrategia a poner en práctica, es la matriz ideada por Dwight Eisenhower para la gestión del tiempo, en la que vamos a dividir las tareas que tenemos pendientes en función de su URGENCIA y de su IMPORTANCIA.
¿Qué son las tareas consideradas como urgentes? Son aquellas que exigen de nosotros una máxima concentración y atención y que deben ser gestionadas de forma inmediata, independientemente de lo que nos presionen y/o de su grado de dificultad.
Las tareas importantes son las que, sin ser obligatoriamente urgentes y para conseguir nuestros objetivos en el mediano y en el largo plazo, no debemos descuidar para que no acaben convirtiéndose en urgentes generando en nosotros un estrés innecesario.
Esta matriz nos presenta a 4 cuadrantes:
1) Tareas Urgentes e Importantes.
2) Tareas No urgentes e Importantes.
3) Tareas Urgentes y No Importantes.
4) Tareas No Urgentes y No Importantes.
Un fraccionamiento de tareas nos llevará a poder centrarnos en las tareas del Cuadrante 2, el de las tareas No urgentes pero Importantes. Las tareas que podemos planificar, actuando con previsión y aprovechando las oportunidades, lo que nos permitirá mantener bajo control o reducir en la medida de lo posible las tareas del Cuadrante 1, es decir las que son Urgentes e Importantes.
División que nos permitirá eventualmente delegar o posponer las tareas que siendo urgentes no son Importantes, las del Cuadrante 3, y descartar las que no son ni urgentes ni importantes (Cuadrante 4), haciendo más llevaderas las tensiones naturales del trabajo y la toma de decisiones.
Otra estrategia que debemos considerar y que podemos usar para gestionar el tiempo de forma exitosa es valorar las tareas pendientes en base a 4 criterios básicos para la productividad, tales como:
1) Organización: Dividir, distribuir y procesar el trabajo pendiente en función de las horas y espacios de tiempo de los que dispongo para realizarlo.
2) Información: Cómo gestionar la información y de qué manera poder acceder a ella de la forma más rápida y expedita.
3) Automatización: Con que tipo de recursos tecnológicos puedo contar para hacer mejor y en menos tiempo determinada tarea.
4) Distracciones: Alejar las cosas que pueden distraerme .
Y para finalizar, evidentemente, la Analítica, que es la herramienta principal y básica con la toda empresa debe contar a la hora de evaluar el trabajo y la gestión de tiempo de sus colaboradores, especialmente si el trabajo se desarrolla de forma virtual o a distancia.
Entendemos por analítica a la recopilación y síntesis de toda la información que las empresas llevan del desarrollo y productividad de sus talentos. Un buen análisis nos va a permitir:
1) Seleccionar y retener el mejor talento humano.
2) Mejorar los sistemas de retribución.
3) Conocer los rasgos y motivaciones que favorecen el rendimiento del talento.
4) Identificar a los potenciales líderes de la organización.
5) Ser más eficaces en los distintos campos de la operación de la empresa.
Es una herramienta de recopilación de datos insustituible en la gestión de proyectos remotos que permite ayudar a que las organizaciones se conozcan, crezcan, alcancen sus objetivos y mejoren su rendimiento.
De la interpretación correcta de estos datos va a depender que las empresas sean capaces de optimizar su tiempo y recursos, y sin los cuales difícilmente se conseguirá la necesaria sinergia que ha de existir entre toda organización y sus colaboradores.