¿Gestionamos correctamente el tiempo en el trabajo?

A veces, es probable tener la sensación de que el día en el trabajo cunde más bien poco. Otras, solo se llega a realizar una parte de las tareas pendientes de liquidar. Ante esa tesitura, la pregunta parece obvia: ¿gestionamos correctamente el tiempo? Si la respuesta es negativa, nuestra eficacia y productividad quedarán en entredicho, con los riesgos que ello conlleva hoy en día, cuando las empresas valoran muy especialmente la capacidad resolutiva de sus empleados, tanto si trabajan en solitario como en equipo.

Gestiona tu tiempo en base a lo urgente, lo prioritario y lo importante

Planificar y cuantificar cuánto tiempo prevemos que va a llevarnos una tarea, hacer listas, usar una agenda o no hacer más de una cosa a la vez son varios consejos a tener en cuenta para aprovechar mejor nuestro tiempo. Hasta aquí todo parece fácil, pero cualquiera de estos consejos caerá en saco roto si previamente no somos capaces de hacer una lista de prioridades, aquella que nos ayudará a discernir entre aquello que es urgente –y que no acepta postergarse-, aquello que es prioritario –que hace falta hacer, pero que no requiere una prisa excesiva- y aquello que es importante –que es lo que forma parte del día a día y debemos ir gestionando progresivamente-. Lo urgente puede ser la entrega de un proyecto con un deadline determinado, una emergencia o una crisis; lo prioritario, determinadas llamadas, mails o reuniones, y lo importante, la planificación, la detección de oportunidades, formación, etcétera.
Desde Infojobs citan cuatro hábitos que pueden ayudarnos a organizarnos mejor:

  1. Identificar prioridades y objetivos, como ya hemos dicho antes. El objetivo, subrayan, “es tener claros tus objetivos para no perder nunca de vista en qué tareas y proyectos debes invertir más tiempo y en qué otras no”.
  2. Usar herramientas colaborativas como calendarios y documentos alojados en la nube, de manera que puedan revisarse en cualquier momento y trabajar en tiempo real con los demás miembros del equipo sin perder el control de nada.
  3. Gestionarlo todo online. A falta de asistentes personales, afirman desde Infojobs, “opta por reservar hoteles, comprar billetes de tren o alquilar vehículos a través de internet, evitando el papel”. Del mismo modo, sugieren, “automatiza todas las rutinas para no repetir las mismas tareas todas las semanas”.
  4. Usar apps que permitan tomar notas rápidas, gestionar eventos en la agenda, etc., lo cual permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo.

Ladrones de tiempo

Uno de los peores enemigos de una gestión eficaz del tiempo es la poca importancia que, por lo general, le damos a la planificación. De hecho, menos de un 20% de las  personas comienzan el día con un plan en mente. Y todavía hay más, ya que tan solo un 37% de las que redactan una lista de tareas, la priorizan. Existen asimismo los llamados “ladrones de tiempo” o elementos que consiguen distraer nuestra atención de lo realmente importante y que van desde llamadas, correos y reuniones imprevistas, hasta consultar internet o nuestros dispositivos móviles de manera sistemática, pasando por la sobreexposición a la información que realmente es irrelevante para nuestra función; o la necesidad, inducida por los demás, de que determinado fuego debes apagarlo tú. Decir que no y delegar algunas tareas en caso de ser necesario también ayudará a discernir más claramente en qué objetivos debemos focalizarnos en cada momento.
Otra costumbre que debemos desterrar es la de procrastinar todo cuanto debemos hacer. La procrastinación hace referencia al hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras más irrelevantes o agradables. A su vez, existen tres tipos de procrastinación: por evasión, cuando se evita empezar una tarea por miedo al fracaso; por activación, cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más remedio que realizarla, y por indecisión, típico de las personas que, intentando realizar la tarea, se pierden en pensar la mejor manera de hacerlo sin llegar a tomar una decisión.

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